脱Chatwork計画〜痒いところに手が届くGoogleChatへ移行

ChatworkからGoogle Chatへの移行の背景と理由

Chatworkの課題

複数端末で通知が来ない問題
Chatworkを利用している中で、複数の端末（パソコン、スマートフォン、タブレットなど）で同時にログインしていると、通知が適切に届かないという問題が頻繁に発生していました。この問題は業務でのコミュニケーションに大きな影響を与えました。通知の設定を何度も見直したり、端末の再起動なども試しましたが、根本的な解決には至らず、この問題を回避することが難しいと判断しました。

特に複数台の端末(例えばPC2台、スマホ1台など)で利用すると高確率で通知が来ない現象が生じていました。その結果、重要なメッセージを見逃すリスクが常に伴い、業務のスムーズな進行が妨げられることが多くなっていました。

返信漏れや対応漏れの増加
通知が届かない問題に加え、業務の煩雑さや情報量の多さが重なることで、メッセージの返信漏れや対応漏れが徐々に増加していきました。特に、迅速な対応が求められる取引先とのやり取りにおいてこの問題は深刻でした。結果として、コミュニケーション上のトラブルが発生し、信頼関係に悪影響を及ぼす可能性もあると感じました。これが業務効率化のためのツール見直しを検討する大きなきっかけとなりました。

チームタスク管理が使いづらい
Chatworkは個人のタスク管理には便利な面があるものの、チーム全体でタスクを共有したり、プロジェクトの進捗状況を管理する際には課題がありました。例えば、各メンバーがどのタスクに取り組んでいるのか、期限が守られているかといった情報を把握するのが困難で、追加の管理ツールを利用せざるを得ない場面が多々ありました。この点が、業務全体の透明性や効率性を損なう原因となっていました。
(プロジェクト管理はAsanaを利用していますがこちらも効率化を図り変更する予定です)

容量の制限
Chatworkにはファイルの保存容量に制限があり、大量の情報や資料をやり取りする必要がある業務では、容量不足が頻繁に問題となっていました。重要なファイルを都度削除したり、別の方法で共有する手間がかかり、結果として業務効率が低下する一因となっていました。この制約が続く中でより柔軟に対応できるツールの必要性を感じていました。

Google Chatを選んだ理由

Googleサービスとの連動

Google Chatを選択する上で最も大きな決め手となったのは、他のGoogleサービスとの強力な連動性です。Google Workspaceの一環として提供されるGoogle Chatは、Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Google Meetなどとスムーズに連携することが可能です。例えば、チャットの中で直接Googleドライブのファイルを共有したり、カレンダーと連動してミーティングを設定するなど、業務における効率化が飛躍的に向上しました。この連携により、ツールを行き来する手間が省け、チーム全体での情報共有がより簡単かつスピーディーに行えるようになりました。
しかも私どもはもともとGoogleWorkspaceを利用しているので新たなツールの申込をせずに利用できるようになることも大きなメリットでした。

チームタスク管理が便利

Google Chatの「スペース」機能は、チーム全体のタスク管理において非常に便利です。この機能を活用することで、タスクを一覧化し、進捗状況を可視化することが可能になりました。特に、各タスクに担当者や期限を設定できるため、チーム全体で責任分担が明確になり、プロジェクトの進行がスムーズになりました。また、スペース内で直接議論を行いながらタスクの調整ができるため、コミュニケーションと管理を一体化できる点が大きな魅力です。

他の選択肢と比較

Slackを検討した理由と見送った理由

移行先の選択肢としてSlackも検討しました。Slackは多機能でカスタマイズ性が高く、業務で利用している企業も多いため、一時は有力な候補と考えていました。しかし、以下の理由から最終的に採用を見送りました：

• 操作が直感的でないという声が社内であった
  Slackは多機能である反面、初めて利用する社員にとっては操作に慣れるまで時間がかかるとの意見が多く寄せられました。特に、ITリテラシーにばらつきがある環境では、この点が大きな課題となりました。
• 取引先でSlackを使用している企業が少なかった
  社外の取引先とのやり取りで利用する場面を想定した際、Slackを使用している企業が少なく、コミュニケーションツールとして適さないと判断しました。この点で、Google ChatはGmailと連携しているため、取引先とのメールベースのやり取りとも親和性が高く、導入のハードルが低いと考えました。

移行後のメリットとまとめ

Google Chatへの移行によって、以下のような大きなメリットを実感しています：

• 複数端末でも通知が安定して受信できるようになった
  これにより、重要なメッセージを見逃すリスクが大幅に低減し、業務のスムーズな進行が実現しました。
• チームのタスク管理が向上し、プロジェクト全体の透明性が確保できた
  タスクの進捗状況を把握しやすくなったことで、各メンバーの役割や進行状況を明確に管理できるようになりました。
• Googleサービスとの連動により、情報共有がより簡単かつ迅速に
  Google Workspaceの一体感を活かし、業務全体の効率を向上させることができました。

これらのメリットを活用し、今後も業務効率化と生産性向上を目指してGoogle Chatを積極的に活用していきます。移行を検討している方にとって、この経験が参考になれば幸いです。

次回の記事はGoogleチャットを本格運用するにあたって私達の使い方や便利な使い方を紹介したいと思います。