ホームページ制作業務をApple Watchで効率化

私たちはApple Watchをホームページ制作業務の効率化のために活用しています。
Apple Watchを利用することでタスク漏れを防止することができ、他の業務に集中しながらでも情報共有が円滑に行えます。

一見すると士業のホームページ制作業務や動画制作業務と関係なさそうなApple Watchですが、時計と言うよりは腕に付けられるスマホなのではないかと思います。

実際に情報共有や社内・社外を問わずメールなどのコミュニケーションツールを複数利用していますが、Apple Watchの通知を利用することで平均対応時間を大幅に短縮することに成功しています。
本当は良くないことなのでしょうが、昼休み中でも容赦なく通知が来るので昼休みが終わったあとにすぐに対応することができるのです。

このページでは私たちが実践しているApple Watchの通知機能などを利用した効率化方法を紹介したいと思います。(主に通知をすぐに受け取ることで時短につながる紹介が多いです)

なお、フィットネスの機能などもあるようですが不必要に仕事以外の通知がくると煩わしいので業務アプリ以外の通知はオフにしていますのでそういった健康面の機能のレビューはできませんのでご了承ください。

パソコンのソフトが沢山起動している人の活用方法

パソコンでアプリを沢山起動していると通知が来るアプリも複数あると思います。
例えばメール、ビジネスチャット、タスク管理、グループウェアなどなど挙げだすとキリがないと思います。

画面上でアプリのウィンドウが沢山あると、通知に気付かずに対応が遅れてしまうことが起こり得ます。

下記のように作業中のウィンドウに社内チャットなどの未読件数がわかるようにウィンドウ配置を工夫していますが、それでもやはり限界がありますし見落としもあります。

社内で席が離れている人とは社内チャットでやりとりをすることも多く、確認が遅くなることで返信を待っている人側にも影響しプロジェクト全体に影響しかねません。

私たちの主要なサービスであるホームページ制作やコンサルティングなどはチームで行うため、複数人で確認をするプロセスが頻繁に発生しますが、確認が完了するまで次のステップにすすめないことがよくあります。

具体例としてはホームページをご依頼いただいたお客様に制作したホームページをお見せする前の最終確認などがそれにあたります。さすがに最終確認していないホームページをお客様に見ていただく訳にはいきませんので確認するプロセスは必須となりますが、この確認を社内チャットで依頼しても通知に気付かないとお客様に確認していただくまでの時間が遅くなってしまうのです。

1日10分確認が遅れると年間60時間の遅れが生じます。
つまり9時間労働の会社なら年間で6営業日以上の時間を損することになってしまうのです。

Apple Watchはこのような時間的なロスを最小限まで抑えることができると実感しています。

Macのログイン認証

WindowsでもMacでも起動した直後やスリープから復帰する際にはログインパスワードを必要とするように設定している方も多いことと思います。
このセキュリティを無効にしてしまうことももちろんできるのですがログイン時のセキュリティを無効にしてしまうのはやはり色々な意味でリスクが大きすぎるためパスワード認証をかけるのですが、パスワードを入力する時間も年間にすると非常に大きな時間になります。

Macを使っている場合、Apple Watchを利用してこのロックを解除することができるためログイン時の時間を短縮することができます。(本当に一瞬でログインができます)

設定は設定アプリの｢TouchIDとパスコード｣からApple Watchのロック解除を有効化するだけです。
この設定を有効化しておくことでスリープから復帰する際は認証画面をスキップできます。
※もちろんApple Watch側では事前にパスコードをいれておく必要があります。

Chatworkや内線の不在通知も受け取れる

私たちはビジネスチャットのChatworkを社内で利用していますが、Chatworkの通知もApple Watchで受け取れます。

そして何より便利なのが離席中に自分の内線が鳴った際にも通知を受け取れますのですぐに席に戻って対応することができます。

クラウドPBX自体がサービスにもよると思いますが、私たちが導入しているGoodlineさんはChatworkやslackなども連動しているため自分の席の電話がなったときに通知を送ることができます。

メールやチャットでのやりとりが増えたとはいえ、まだまだ電話でのやりとりも多いので電話の通知がApple Watchで受け取れるのはとても効率が良くなります。

特に電話はメールとは違い、不在着信があった直後にかけ直すことができれば先方に出てもらえる可能性が高いため、スピード勝負だといえます。
かけ直すのが遅くなってしまい相手に電話を出てもらえない場合、スケジュールに狂いが生じてしまうことさえありますので非常に重要な機能だと考えています。

タスク管理ツールの通知

私たちはタスク管理ツールのAsanaを利用していますが、分担作業をする際は事前に担当者を振り分けていますが、突発的なタスクが発生した場合はどうしても新たなタスクを割り当てたり、割り当てられたりします。

そのようなタスクは予定にないため確認が疎かになりがちですが、Apple Watchの通知機能を利用することで数秒以内に確認することができるようになります。

このタスク確認の遅れもApple Watchがないと1日10分程度は発生しますので年間にすると60時間程度のロスが発生します。

時間の効率化をするならまずはApple Watch

いかがでしたか？他にもオフィスのロックの解除など活用場面は沢山ありますが時間短縮効果が大きいです。

私たちにお問い合わせをしていただいたことのある方であればおそらく「対応が早い」と感じていただいている方が多いと思いますがスムーズな対応の裏側では時間を短縮できるものは徹底して活用しています。

2023年現在で直近5年の平均初動対応時間は41分〜45分程度を記録しており、ホームページで公開している「お客様の声・アンケート」でも「いつ問い合わせをしてもパソコンの前で待っていたのではないかと思うくらい対応が早い」とか「みんな休んでいないのではないかと思うくらい迅速に対応してくれた」というようなお声を多数いただいております。

Apple Watchの一番の機能は時間短縮だと思っています。
フィットネスや健康に関する機能などもあるようですが全く興味が持てず・・
(だからこんな体型になるのですが・・(泣))