士業におすすめのクラウドPBXの機能とおすすめ業者

前回の記事では弁護士や法律事務所などの士業事務所でも大活躍する｢クラウドPBX｣の機能の概要をご説明しました。

私たちが使用しているクラウドPBXはGoodRelationsさんが提供する｢GoodLine｣というサービスの法人向けサービスです。

GoodLineは内線数が多い事務所はもちろん、内線数が少ない場合のSOHO向けプランもあり、小規模な事務所にもおすすめができるサービスです。

まずは特徴から紹介したいと思います。

特徴1：全通話を録音できる

弁護士や司法書士などの士業の事務所は依頼者とのやりとりを電話で行うことも多いと思います。
話した内容をメモを取ることは重要ですが、どうしても漏れがでることがあると思いますし、電話の件数が多くなると記憶が頼りになることも多くなると思いますので通話を録音できるのは便利ではないでしょうか。

そして、電話対応をする事務の方の普段の対応や新人の社内教育などの際も録音した情報を活用できると思います。

例えば、電話対応をして誤解を招くような言い回ししてしまった場合などの教育にも役立つと思います。

また、GoodLineでは1年分の通話録音のほか、通話記録も全て残せますので過去に電話で話した人かどうかも一目で分かります。(地味ですがこの機能は非常に便利です)

特徴2：時間外アナウンスなどの設定を管理画面から行える

弁護士や司法書士などの士業の事務所の電話も営業時間外のアナウンスや混雑時にアナウンスを流すことが多いと思います。

通常であれば平日の●●時〜●●時以外は時間外アナウンスを流すという設定にしておけば良いと思いますが、ゴールデンウィークやお盆などの長期休業など年によって変動する休みは事前に決めておくのは難しいと思います。

この点、GoodLineであれば、管理画面から容易に変更することができますので非常に便利だと思います。

また、時間外アナウンスを流すことを例にしましたが、時間外は携帯に転送するといった使い方も可能ですし、最近増加しつつあるAIによる自動対応サービスに転送するといった使い方も可能です。

特徴3：スマホを内線化できる

有線で接続した固定電話も使用できますが、スマートフォンのアプリを使用して内線化できます。

そのため、他の内線で受電した通話を内線化したスマートフォンに電話をつないだり、フリーダイヤルで発着信ができるようになります。

インターネットと端末さえあれば内線化できますので、事務所を移転した際も時間のかかる工事をまたなくても電話が使えますし、極端な話、海外にいても国内の番号で発着信ができるようになります。

スマホはAndroidもiPhoneも対応していますが、約1,000円ほどの有料のアプリを使った方が通話が安定します。

また、有線に接続した電話機で使用したい場合はSIPに対応した電話機であれば使えるようですが、私たちは利用者が多いGrandStream社の電話機を使っています。
この電話機は比較的安価で高機能だったからです。

特徴4：IVRが使える

IVRとは、電話を受電した際に自動的にアナウンスを流し、発信者に番号ボタンをプッシュして貰って担当部署に繋いだりすることができる機能です。

例えば、弁護士や司法書士などの士業であれば、新規のお問い合わせの方には｢1｣をプッシュしてもらい、既に依頼されている方には｢2｣をプッシュしてもらって担当者の内線や内線グループを呼び出すことができます。

この機能を利用することで電話を受けた際に担当部署にダイレクトに繋げるため、電話対応を効率よく行うことができ時間やコストの無駄を省けます。

特徴5：スマホでも音質が綺麗

スマートフォンのアプリで内線化することができるクラウドPBXは他にもありますが、GoodLineは音質が綺麗な印象です。

ただ、アプリの音声コーデックを工夫する必要があります。

画像のように｢G.711 A-law｣を一番上にしないと音質が悪くなります。
※画像はWi-Fi用コーデックですがモバイル通信用コーデックも同様の設定をする必要があります。

このアプリの設定画面は正直直感的に分かるとはお世辞にも言えないですが、GoodLineに申込をした際に頂いた説明書が分かりやすかったので設定に苦労することはないと思います。

特徴6：障害が少ない

最近は携帯各社も通信障害が多くなっている印象を受けますのでなんとも言えませんが、GoodLineは障害が少ないほうだと思います。

私たちはKDDIから番号をそのままでGoodLineに乗り換えをして約1年半が経過しましたがこの期間に発生した障害は1回のみです。

クラウドPBXで障害が頻発すると業務に支障がでるため、不安がある方も多いと思いますが、実際のところ万一GoodLineで障害が頻発するようなことがあれば、番号はそのままで他社に移行することができますので、安心できるのではないでしょうか。(乗り換え先は限定されます)

特徴7：ホームページ掲載用の番号を安価に取得できる

私たちは弁護士ホームページ制作や司法書士ホームページ制作のサービスを提供していますが、時々お客様から｢ホームページをみて電話をくれた人の件数を正確に把握する方法はないのか｣という相談を受けます。

アクセス解析ソフトを使用することでホームページをスマホで閲覧し電話番号をタップされた回数を測定することはできますが、発信される前に電話を切断する人も多いため、正確な件数を把握するのは正直難しいのが現状です。さらに、パソコンの画面を見ながらスマホから電話をする人も多いためさらに把握できなくなります。

そうすると、現実的な解決策としては、ホームページに記載する電話番号を取得してその番号で通話した件数をカウントするという方法です。

NTTやKDDIなど電話会社が提供するサービスを利用して電話番号を新たに取得するのは結構なコストもかかりますのであまり現実的ではありません。

しかし、GoodLineでは1番号追加してもコストは数百円程度とそこまで高くないため、ホームページ用に掲載する専用電話番号を取得してしまうということは意外と現実的な選択肢ではないでしょうか。

仮にホームページ用の電話番号をGoodLineで取得すると前述した各特徴のようなメリットもありますが、集客・マーケティングの分析においても充分なメリットを享受できると考えています。

もし、クラウドPBXをお考えの士業の方がいらっしゃいましたら是非気軽にご相談ください。
※GoodLineの良い点を沢山書いてしまい回し者のようになってしまいましたが回し者ではありません(笑)
ご相談を頂いた場合はあくまでもユーザーとして使用感をお知らせしたり、ITツールの導入のメリットなどをお知らせできるだけです。