弁護士・法律事務所の電話におすすめのクラウドPBX

弁護士(法律事務所)や司法書士などの士業の方も新型コロナの影響で働き方が大きく変わったのではないでしょうか。

デスクワークの仕事というと書類作成やメールの送受信、ホームページの管理、電話対応など多岐にわたると思いますが、新型コロナの感染拡大にともなってリモートワークを実施したり、極力自宅で仕事をするようにしている士業の方も多くなっている印象を受けます。

さらに、コロナに感染してしまった士業の方の中には無症状で普段通りに業務を遂行できる程度の元気があるにも関わらず自宅療養を余儀なくされた方も沢山いらっしゃると思います。
(私どものお客様にも沢山いらっしゃいます。)

自宅で執務する場合でも書類作成、メール、ホームページの記事更新はパソコンとインターネットがあればなんとかなると思います。

しかし、「電話」に関しては苦慮されている方も多いのではないでしょうか。
実際に、事件関係者にはプライベートの携帯番号を教えたくないので仕事用の携帯を契約した方もいらっしゃいますし、法律事務所の固定電話にかかってきた電話を携帯に転送して使っているという方もいらっしゃいました。

自宅などの外出先でも利用でき、普段使いにも利用できる「クラウドPBX」という電話をご存知ですか?クラウドPBXは誤解を恐れずにまとめると、クラウド上にある電話交換機のことで有線タイプの電話機やスマホアプリを利用して電話を内線化できるサービスです。

このページではクラウドPBXの特徴・導入のメリットや解決できる課題などについて紹介したいと思います。

はじめに

クラウドPBXを使うと次のようなメリットがあります。

クラウドPBXはこんな電話回線

・スマートフォンで内線を受けられるようになる。
・スマートフォンの番号とは別の電話番号で発着信できるようになる。
・事務所にいるのと同じように別の人に電話をつなげる。(もちろんつないでもらうことも可)
・スマートフォンアプリだけでなく電話機での発着信も可能
・IVRや自動通話録音などの機能が豊富
・移転などでプロバイダが変わっても基本的に同じ番号のまま使える
・ホームページに掲載する専用の電話番号としても使える(反響を測定できる)
・通話料が安い(笑)

電話アプリは音質が悪い?

ご存知の方も多いと思いますが、050Plusなどのアプリで利用するIP電話サービスは沢山ありますよね。
今までいくつも試してみましたがどれも機能が少ないだけでなく音質もパッとしませんでした。

具体的には音声がハウリングしたり、音が遅れて聞こえたりするなど全く使い物にならないようなものも多く存在します。(アプリの電話は懲りた方も多いのではないでしょうか……)

ではクラウドPBXはどうなのかというと、Wi-Fi環境かモバイル通信環境かにもよりますが、050Plusよりは音が綺麗で実用には充分耐えられます。(クラウドPBXのサービス提供会社にもよると思います)

また、クラウドPBXの良い点は有線タイプSIPフォンが使用できるため、よくあるビジネスフォンのようにも利用でき、有線で接続した電話機は音質は一般的な固定電話と比べて遜色ないです。

私たちも導入したクラウドPBX

今まで沢山の電話アプリを試してきましたが前述の通り音質がお世辞にも良いとはいえませんでした。
そのため、私たちはクラウドPBXを導入する前はプロバイダから提供されているIP電話や固定電話などをさらに別の電話に転送するなどして利用していました。

しかし、この方法では次のような課題がありました。

クラウドPBX導入前の課題

・特定の人が受電することになり偏りがでやすい
・ビジネスホンように電話をつなぐのが大変(プロバイダによってはできるが割高)
・社員を増員した場合の柔軟性がない
・移転した場合に電話番号が変わってしまい周知するのにコストがかかる
・リモートワークの対応がしづらい
・アプリのIP電話は自由度・柔軟性が皆無
・内線を簡単に増やせない(しかも増やすと高い・・)
・複数の拠点(複数の事務所やリモートワーク)で内線が使えない
など

クラウドPBXを導入して得られたもの

上記のような課題がありましたが、クラウドPBXを導入して上記のような課題解決以外にも様々な効果がありましたので紹介したいと思います。ちなみに私たちはフリーダイヤルを含む電話を完全にクラウドPBXに移行して使用しています。

ビジネスホンよりも便利になった!

私たちは以前はプロバイダが提供するIP電話を中心に利用していましたが拡張が容易ではありませんでした。人が増えて内線を増やしたり、拠点が増えて拠点間で電話をつないだり内線を使いたいと思っても難しかったのです。

クラウドPBXにしてからは複数の拠点があっても同じ拠点にいるかのように内線が使えたり受電した電話を誰かのデスクにつなぐ、ということもできるようになりました。

内線数を増加することに躊躇しなくなった!

今までは内線を増やすためにはプロバイダに連絡をして工事の日程を決めて……という一連の手続きが必要でしたし、コストも高かったで躊躇していました。

「この業務はあまり電話を使わないだろうから内線は必要無いか」と言い聞かせたりもしました(笑)
本当に不便だったのです。

仕事をする場所を選ばなくなった!

リモートワークを積極的に行うようになったり、フルリモートワークの社員が入社したり、さらにオフィスが2ヶ所に増えたりして「電話」に関する課題は沢山ありました。

クラウドPBXを導入してからは拠点を選ばなくなり、さらにリモートワークを実施している社員のスマホにクラウドPBXのアプリをインストールすることでスマホを内線化することができフルリモートワークであってもまるでオフィスにいるかのように電話を使えるようになりました。

極端な話、海外にいても内線がでられるようになるのです。
(クラウドPBXは一部の国では利用できないようですが多くの国で対応できるようです)

海外に出張にいくような弁護士の方であってもスマホにアプリさえ入れておけば海外にいても電話を受けられるのです。これってすごくないでしょうか。

IVR機能が便利

IVRとは皆さんも一度は利用したことがあると思いますが、自動音声で「●●の方は「1」をプッシュして下さい」というアナウンスを流し、電話を振り分ける機能です。

例えば、弁護士であれば、「法律相談のご予約の方は「1」をプッシュしてください。既に当事務所に依頼している方は「2」をプッシュして下さい」というように電話の用件ごとに担当部署の電話を鳴らすことができるので効率がよくなりますし、関係のない担当者に電話対応をさせないことで人件費の節約にもつながっていると感じています。

ホームページ経由の架電数(反響)を測定できる

ホームページに掲載する専用の電話番号もわずか数百円で増やせるため、ホームページ用の電話番号を設ける敷居が低くなります。

ホームページ用の電話番号を設けることでホームページ経由で何件の電話を着信したかを測定できますので正確なコンバージョン率を測ることができるようになります。

正確なコンバージョン率が分かれば効率の良い広告を利用出来る様になります。

さらに、弁護士や司法書士などの士業のホームページは複数のサイトを運営するケースが増えていますので、複数の電話番号を取得することでさらに詳細な分析もできるようになります。
(電話番号を増やす料金はクラウドPBXの会社にもよりますが2番号目以降は安価なケースが多いです)

私たちが導入しているクラウドPBXサービスは・・

私たちが導入しているクラウドPBXのこともこの記事で書こうと思いましたが長くなってしまいましたので次回の記事で書きたいと思います。

実際の管理画面のスクリーンショットを交えて機能をご紹介したいと思いますのでご興味のある方は是非ご覧下さい。




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