リモートワーク時代にも対応できる弁護士等の士業のデータ管理

私たちは日々大容量のデータを沢山扱っており、「絶対にデータを消失させてはいけない」データを「長期間」保存しています。

弁護士などの士業の方も沢山のデータ(ファイル)を日々扱っていると思います。

私どもは大容量のデータを10年以上もの間、一度も消失させたことがなく、さらに保存したデータを再利用しやすいように管理していますので、士業の方にもおすすめなデータの管理術をご紹介したいと思いますが、コロナ禍において士業の方も極力リモートワークを実施するという流れが加速しています。

そこでこのページではリモートワークでも安全かつ便利にデータを管理・利用できる方法にフォーカスして紹介したいと思います。

情報の保管・管理の課題

データを管理・利用するうえでの想定される課題は次に当てはまることが多いと思います。

・データの大半は重要なデータが多く長期間にわたり厳重に管理する必要がある
・データの一部は事務局などの他の関係者と共有する必要がある。
・リモートワークをしている、またはリモートワークをする予定の人と情報を共有する必要がある。
・ファイルやフォルダなどのアクセス権限を細かく決める必要がある

といった課題をお持ちのことが多いと思います。

データ管理の様々な課題を解決するファイルサーバー

結論から言うと、上記のような課題は全てNASで解決できます。
今までWindowsのSmallBusinessServerなど沢山のファイルサーバーを使用してきましたが今のお気に入りはQnap社のNASを愛用しています。

NASの定番メーカーはバッファローやアイオーデータといった国産メーカーからQnapやシノロジーなど多くのメーカーが出していますが、私どもがQnapを選定している理由は次の通りです。

Qnap製NASがおすすめできる理由

・Qnapは他のメーカーよりもソフト面もハード面もカスタマイズ性が高い
・安定して動作する
・複数のNASやクラウドサービスとの連携が優れている
・NAS本体に不具合が生じたときの対処が簡単で時間もかからない

上記は実際に制作オフィスで運用しているNAS(2台ともQnap)です。

過去に一度もデータを消失させたことがないデータ管理術

弁護士や司法書士などの士業の方もデータは非常に重要な業種だと思います。
私たちも士業ホームページを制作していますのでデータが非常に重要な業種ですので是非参考にしてみてください。
(むしろデータを作成して成果物として代金を頂いています)

また、私たちは士業の方が扱うWordやExcelファイルも多数扱いますが、プログラムファイルや画像データ、動画データなど容量が重いデータを多く扱うため、”データの保管コスト”にも常に意識しておりますのでOA機器会社のセールストークに惑わされずに是非参考にしてみてください。

NASを使って複数拠点でデータを共有する方法

弁護士、司法書士、税理士、行政書士などの士業も支店展開などで複数の拠点があることも多いと思います。
複数の拠点間でデータを共有するときは下記の様なパターンがあります。

・1つの拠点にあるNASに対してVPNで接続してデータにアクセスする方法
・拠点間にそれぞれNASを設置して同期させてLAN内からアクセスする方法

上記の2つが一番定番で安定した方法だと思います。

前者のメリットは、1台のNASで済むので低コストで済む点です。デメリットはVPNでの接続になるため接続速度が落ちる点です。業務効率を重視したり容量が重いデータを沢山扱う場合はデメリットが大きくなることが多いです。

後者のメリットは同一ネットワークのLAN内から接続するためLAN環境がギガビットや10ギガビッドなどで構築されていれば非常に高速にデータにアクセスができるだけでなく、拠点間で同期を行うのでどちらかの拠点のNASが故障した場合でもデータが残りますので安全性の意味でもメリットは大きいといえます。デメリットは拠点毎にNASを置く必要がありますのでコストがかかることです。

サムライラボ流のデータ管理

私たちはお客様からメールに添付できない容量のデータをお送りいただく事があります。
そんなときは法人向けクラウドストレージのBox(名前が似てますがドロップボックスとは別物です)のファイルリクエスト機能を活用しています。

このBoxに直接データを送信していただいていますので、お送りいただいたデータはBoxに保存されます。

そしてQnapとボックスを同期させることで複数拠点間とも同期させることを実現しています。

具体的には下記のような運用をしています。

上記のような運用をするメリットは次の通りです。

・拠点Aも拠点BもLAN内からアクセスできるので高速にファイルを扱える
・各拠点のNASとBoxが同期され常に最新のファイルを維持できる
・お客様からBoxに送信して頂いたデータもNASに自動で保存できる
・Box,拠点A、拠点Bのストレージが故障してもデータが消失しない

多くのNASはRAID対応・サムライラボはRAID5で運用

RAID(レイド)とは誤解を恐れず一言でまとめるなら「複数のハードディスクを1つのドライブのように認識させ利用するための技術」とでもいえると思います。
RAIDにはRAID0、RAID1、RAID10、RAID5、RAID6、RAID50など非常に多くの種類があります。

それぞれのRAIDには特徴がありますが、高速性や耐障害性などが異なります。

例えばRAID1は2台のハードディスクに同時に同じデータを書き込みますので1台のハードディスクが故障してももう一台のハードディスクにデータが残りますので耐障害性があるといえます。
しかし一方で同時に書き込みを行いますので速度が低下します。


RAID0はストライピングとも言われており、高速になる反面、データの複製は行われないため耐障害性はありません。

このようにRAIDの種類によって特徴があります。

私たちは耐障害性を考慮しつつ、速度も必要なのでバランスの取れたRAID5で長期間運用しています。
過去にハードディスクに障害が起こったこともありますが、データの消失は一度もなく、おそらく今後もRAID5での運用をすると思います。

ハードディスクの故障の備え

メインで使用しているNASはハードディスクが8本入りますが、RAID5の特性上、全て同じ要領で揃える必要がありますので、8TBのハードを8本使用して総容量は64TB(RAID5使用時は56TB使用可)となります。

そして、RAID5は8本のうち、1本のハードディスクが壊れたとしても故障していないHDDを入れ替えることでRAIDが再構築され今まで通り使用できるようになります。

そこで、私たちはNASに使用するHDDは必ず予備を一本置いておくようにしています。

NASのハードディスクのおすすめは?!

Seagate、WesternDigital、東芝など沢山のハードディスクメーカーがありますが、Seagateは昔よく故障したので最近はWesternDigitalのRedというシリーズと東芝のMNシリーズを使用しています。

WDのRedと東芝のMNシリーズは今のところ故障はありませんので、今後も故障が少ないことを期待しています。

NASのセキュリティについて

NASに限らずインターネットに接続する端末はセキュリティ対策は必要だと思います。

最近はパソコンだけでなく、NASもランサムウェアが登場したこともありセキュリティ対策は必須といえます。

セキュリティ対策を怠ったり、不十分だったりすると、NASに限らず情報が流出したりランサムウェアに感染してファイルを開けなくなったりするリスクがありますので充分に行う必要があると思います。

私どもはセキュリティソフトの導入はもちろんですが、スナップショットによる対策なども行っています。

ホームページを制作する際に使うデータ

ホームページを制作する際に使うデータの種類は沢山あります。

・HTML
・PHP
・JavaScript
・JPEG
・PNG
・GIF
・SQL
・PSD
・AI
など多くのデータを扱いますが、データ容量が重いファイルも沢山あります。
私たちは厳重にデータを管理するだけでなく、迅速に対応できるようデータ管理の仕組みにもこだわっています。

もしこのページをご覧いただいた方の中にもっと良いデータ管理をご存知の方は是非教えてくださいね。

サムライラボでは下記の士業のホームページ制作・マーケティングに対応しています。

弁護士ホームページ制作法律事務所ホームページ制作
司法書士ホームページ制作行政書士ホームページ制作
公認会計士・税理士ホームページ制作社会保険労務士ホームページ制作






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