Gmail・G Suite(旧GoogleApps)について

有料版と無料版のGmailの違いと特徴を簡単にまとめました。
 
この記事は,下記に当てはまる方に特に役立つと思います。
 
・無料版Gmailを利用している方
・有料版Gmailへの移行を検討中の方
・そもそも無料版Gmailと有料版Gmailの違いが分らない方
・独自ドメインでメールの送受信をしようとしている方
 
上記のうち,ひとつでも当てはまれば是非参考にしてみてください。
 
特に,弁護士,司法書士,税理士,行政書士等の士業に関しましては,せっかくホームページを作成して問い合わせがきても,対応が遅れてしまい他の事務所に流れてしまうリスクなどを考えると,メール環境などは慎重に判断すべきだと思います。
 

Gmailについて

まず,Gmailについてですが,ご存知の方も多いと思いますが,Googleが提供するメールサービスです。
スマートフォンがAndroidの方はアカウントをお持ちだと思います。
 
このGmailですが,弁護士,法律事務所,司法書士,税理士などの士業の方も沢山の利用者の方がいらっしゃいます。
私どもにお問い合せを頂いた方や顧客データベースで@gmail.comで検索をしてみたところ,かなりの数がヒットしました。
 
GmailはOutlookやWindowsMailなどのメーラーとことなり,クラウドにある情報にブラウザを利用してアクセスするため以下の様なメリットがあります。
 
 ・パソコンが壊れても別の端末からログインすれば同じメールにアクセスができる
 ・自宅,事務所,外出先から全て同じメールにアクセスができる
 ・バックアップが原則不要
 ・迷惑メール対策が常に最新で,しかも強力
 ・検索機能がとにかく優れている
 
などです。
 
上記メリットは「クラウド」ということのみにフォーカスしていますが,金融機関並みの安全性はもちろん,ラベル,フィルタ,転送設定などの他のメーラーでは実現できない機能も沢山あります。
 
私自身も何年も前からGmailを利用していますが,Gmailを使う前はOutlook,Becky,Shurikenなど様々なメーラーを利用してきました。
今はGmail(有料版・無料版の両方を利用)で落ち着いています。
 
 

無料版Gmailでも独自ドメインのメールアドレスを送受信できるの?

よく「無料版Gmailは独自ドメインのメールを送受信できないんでしょ?」というご質問を頂きますが,これは誤解です。
結論から申し上げると,無料版GmailでもPOP3やSMTPを利用することによりメールの送受信は可能です。
 
ただし,以下の様な制限と制約があります。
 
 ・メールの受信間隔が選べないためメールを受信するまでに平均40分~50分程度かかります。
 ・開封確認,自動返信は追加した独自ドメインでは行えません。
 ・メールを複数人で手分けして返信することができません。
 

有料版Gmailは月額600円(年間払いは500円)もしくは1200円を支払う価値があるの?

これは,価値観の問題もあるでしょうから難しいところですが,有料版Gmailでは,以下の特徴がありますので支払う価値があるかどうかをご判断下さい。
 
 ・メールの受信がリアルタイムで行えます。
 ・開封確認,自動返信は独自ドメインでも行えます。
 ・info@などのメールを手分けして返信対応できます。
 ・グループメールの作成ができます。
 ・ひとつのアカウントに対して複数のメールアドレスを設定出来ます。
 ・年間99.9%以上の稼働率保証がある。(実際はもっと高いようです。ちなみに無料版は意外とよくダウンしています)
 

有料版と無料版Gmailの並行運用はできるの?

これは,結論から申し上げると,同一ドメインでは出来ません。
 
例えば,
 yamada@tatoeba.com を有料版で運用し
 sato@tatoeba.com を無料版で運用するというような使い方は出来ません。
 
無料版か有料版のどちらかに統一する必要があります。
 
※サブドメイン環境を構築すれば全く同じドメインではありませんが,並行して運用することもできます。
 

有料版Gmailの「1アカウント・1ユーザー」という単位はメールアドレス数なの?

これは,単純にメールアドレスの数ということではありません。
 
ひとつのGmail(G Suite)アカウントに複数のメールアドレスを設定することができますので,メールアドレスの数だけアカウントが必要になるわけではありません。
 
例えば弁護士1名,事務局2名の合計3名の事務所の場合は下記のような利用が考えられます。
 
lawyer@tatoeba.com を弁護士用アドレス
jimukyoku@tatoeba.com を事務局アドレス
info@tatoeba.com を事務所の代表アドレス
jimu1@tatoeba.com を事務局Aのアドレス
jimu2@tatoeba.com を事務局Bのアドレス
という5つのアドレスを作成しても,必要なアカウントは3アカウント(3ユーザー)です。
 
推奨されない方法ではありますが,事務局のアカウントを共有してしまうと2アカウントで済みます。
(この方法は規模が大きくなると,セキュリティ上のロックがかかったりするなどのリスクがありますので避けた方が良いでしょう)
 
したがって,基本的には,アカウント数・ユーザー数=事務所の人数とお考えいただくとよろしいかと思います。
(グループウェアという側面をもつG Suiteですが,一人でも利用できます)
 

無料版から有料版に移行するのは大変なの?

状況によってはとても大変になることが予想されます。
 
電話帳,フィルタ,ラベルの移行は比較的容易にできます。
 
しかし,メールの件数が多くなると,Googleが提供している移行ツールを利用してもエラーが起こる可能性があります。
エラーが起こった場合はパソコンに全てのメールをダウンロードして,有料版Gmailにアップロードする必要があるため,移行するメールの件数に比例して時間がかかります。
 
私どもも以前,移行作業を実施しましたがメールが10万通以上になったあたりからエラーが発生する確率が高くなる印象を受けています。
 

有料版Gmailで無料版Gmailのメールを送受信できるの?

無料版Gmailに届いたメールをすべて有料版Gmailに転送し,有料版Gmailで無料版Gmailのアカウントを利用してメールを送信出来るようにすることで可能です。
 
したがって,無料版Gmailをメインで利用していた方でも完全に移行したあとは,有料版Gmailにログインするだけで全ての操作が可能になります。
 
なお,iOSやAndroid端末でも有料版Gmailにログインすることができます。
 

有料版Gmailはセキュリティの設定が細かくできます。

無料版でも可能だった2段階認証などのセキュリティ設定にくわえて,シングルサインオンなどにも対応しています。
また,管理者が組織ごとにセキュリティポリシーを設定出来ます。
 
有料版Gmailはアカウントの管理が容易に実施できますので,例えば所員が退職した場合など,アカウントを停止したり変更したりすることもできます。
この点無料版は管理が行えないため,退職した方が悪意をもっていた場合,アカウントを悪用されるおそれがあります。
 

有料版と無料版の操作方法の違いはあるの?

下記の画面をご覧いただくとお分かり頂けますが,パッと見た感じでは大きな違いはありませんので,無料版を利用していた方が有料版に移行しても違和感なく快適に利用できると思います。
 

有料版と無料版のどちらがおすすめ?

個人的には,素早くメールを確認したいのであれば,有料版Gmailをおすすめします。
 
事務局をおかない事務所でメールの件数がそこまで多くならないのであれば,無料版でも良いと思います。
 
しかし,支店展開を予定していたり,事務局を置く予定の場合は有料版がおすすめです。
 
上記にも記載しましたが,無料版を利用した後に有料版に移行しようとすると,手間がかかるだけでなく,時間もかかりますので慎重に判断されることをおすすめします。
 

サーバー設定について

有料版GmailはG Suiteというサービスのひとつです。
 
このGsuiteを利用するときは,ドメインの所有者確認やDNSレコードの変更作業を伴います。
 
私どもでお申し込みを頂いたお客様に関しましては,ドメインの所有者確認とDNSレコードの変更作業は,当面は無料で代行させていただきます。
(GSuite側のメール設定,メールデータの移行作業等は状況をお聞きして個別にお見積りをご提示いたします)
 

GSuiteのお申し込み方法

こちらから無料お試しが可能です。
 
なお,担当者までお問い合せをいただければ,初年度の年間利用料から20%が割引きされるクーポンをお渡しいたします。
※クーポンはなくなり次第終了しますので御了承ください。
 

G Suiteに含まれるサービス

下記のサービスが含まれています。
 
・Gmail
・Googleカレンダー
・ハングアウト
・グループ
・Googleドライブ
・Googleドキュメント
 
など
 
月額500円プランでは1カウントの容量は30GB,1200円のプランでは容量無制限(但し,4アカウント以下は容量1TB)となり,それ以外にも細かい機能面が異なります。
※Gmailに関しては一般的な機能に変わりはありません。
 
士業のHP制作・集客ならどんなことでもお気軽にご相談ください

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